Fragmentación de herramientas: 84 minutos perdidos cada día

La fragmentación de herramientas digitales reduce la productividad de ventas y marketing. Liferay propone integrar procesos comerciales y gestión de contenidos para recuperar eficiencia operativa.

Los equipos de ventas y marketing enfrentan un desafío que afecta directamente su productividad: la dispersión de información entre múltiples aplicaciones. Buscar documentos, consultar aprobaciones y cambiar constantemente de plataforma consume tiempo que debería destinarse a actividades estratégicas. Todo debido principalmente a la fragmentación de herramientas.

Un estudio del Work Innovation Lab de Asana, realizado entre más de 3.004 profesionales del conocimiento en Estados Unidos y Reino Unido, dimensiona el problema. Los trabajadores dedican, en promedio, 84 minutos diarios a buscar información y otros 57 minutos a alternar entre herramientas de colaboración.

Además, el 38 % trabaja en organizaciones que utilizan cuatro o más herramientas de comunicación. Esta fragmentación plantea un desafío para las empresas que buscan mejorar sus operaciones comerciales y de marketing.

Fragmentación de herramientas: un costo para la productividad

En las operaciones empresariales, la multiplicación de plataformas suele responder a necesidades específicas. Un equipo utiliza correo electrónico, otro administra documentos compartidos y otro gestiona contenidos o campañas.

Sin embargo, cuando estos sistemas funcionan de manera aislada, la información pierde continuidad. Un negocio B2B puede atravesar una decena de herramientas antes de concretar una venta.

En ese recorrido, documentos como el briefing, las propuestas comerciales, los precios y los registros de aprobación pueden quedar dispersos. Por consiguiente, los equipos invierten tiempo en reconstruir el contexto de cada operación.

El estudio de Asana también señala que los profesionales necesitan más de 20 minutos para reorientarse después de cambiar de aplicación. Esta interrupción afecta la concentración y dificulta mantener la continuidad de las tareas.

Para los líderes empresariales, el problema trasciende la cantidad de aplicaciones contratadas. La prioridad consiste en garantizar que los sistemas compartan información y acompañen los procesos de principio a fin.

Ventas B2B: información conectada durante la negociación

La fragmentación adquiere especial relevancia en las ventas entre empresas. Estas operaciones involucran múltiples participantes, procesos de aprobación y ciclos de decisión que pueden extenderse durante semanas o meses.

Cada interlocutor necesita información diferente según su responsabilidad. Sin embargo, cuando los documentos y las conversaciones permanecen en plataformas independientes, el equipo comercial pierde visibilidad sobre el avance de la negociación.

Para responder a este escenario, Liferay incorporó Digital Sales Room (DSR) a su Plataforma de Experiencia Digital (DXP).

La solución permite que los vendedores creen espacios digitales específicos para cada negociación. Allí pueden reunir presentaciones, casos de éxito, demostraciones y propuestas económicas.

Además, la herramienta ofrece información sobre los contenidos que consulta o descarga cada comprador. De esta manera, el vendedor obtiene señales para comprender el interés de los participantes y orientar sus siguientes acciones.

Este enfoque también busca reducir la dependencia de otros equipos para preparar materiales comerciales. Así, los vendedores pueden organizar los recursos de cada oportunidad con mayor autonomía.

Cifras del estudio de ASANA para LifeRay

• 84 minutos diarios: tiempo que los profesionales dedican a buscar información.
• 57 minutos diarios: tiempo destinado a alternar entre herramientas de colaboración.
• 38 %: trabaja en organizaciones que utilizan cuatro o más herramientas de comunicación.
• 20 minutos: tiempo de reorientación después de cambiar de aplicación, según el estudio citado.

Marketing: conectar contenidos, campañas y aprobaciones

Los equipos de marketing enfrentan una dificultad similar. Habitualmente, crean contenidos en un sistema de gestión editorial y administran las campañas en otra plataforma.

Esta separación puede generar tareas manuales de integración y seguimiento. También aumenta el riesgo de perder información sobre públicos objetivo, responsables y estados de aprobación.

Liferay aborda este desafío mediante Content Marketing Platform (CMP), otro de los módulos incorporados a su oferta DXP.

La herramienta conecta la gestión de contenidos con la ejecución de campañas. De acuerdo con la información suministrada por la compañía, los materiales creados en el CMS quedan disponibles para las campañas y sus estados de aprobación se actualizan de manera coordinada.

Asimismo, incorpora una Matriz de Contenidos que permite identificar vacíos en la estrategia editorial. El equipo puede reconocer qué públicos o etapas del embudo comercial todavía necesitan materiales específicos.

Esta visibilidad facilita la planificación y ayuda a coordinar las actividades de marketing con los objetivos comerciales.

Integración de plataformas: una decisión estratégica

La fragmentación de herramientas refleja un problema de arquitectura tecnológica y gestión empresarial. Incorporar nuevas aplicaciones resuelve necesidades puntuales, aunque también puede aumentar la complejidad operativa cuando no existe una estrategia de integración.

Flávio Moitinho, gerente general de Liferay, considera que los equipos de negocio suelen enfrentarse a una disyuntiva entre reunir herramientas independientes o construir una operación desde cero.

La propuesta de la compañía busca acercar funciones que tradicionalmente operan en sistemas separados. Para diferenciarse, Liferay destaca su experiencia en comercio electrónico y su participación en sectores regulados y complejos.

En consecuencia, la integración debe formar parte de las decisiones de transformación digital. Los responsables de tecnología necesitan evaluar cómo circula la información, qué procesos requieren intervención manual y dónde aparecen duplicidades.

También conviene medir indicadores como el tiempo de búsqueda de información, la duración de los ciclos comerciales y la velocidad de aprobación de contenidos. Estos datos permiten establecer una línea base y evaluar los resultados de cualquier iniciativa de integración.

Productividad empresarial: menos fricción, mejores decisiones

La eficiencia de ventas y marketing depende cada vez más de la capacidad de las organizaciones para conectar personas, información y procesos.

Por eso, reducir la fragmentación de herramientas exige revisar la arquitectura tecnológica desde una perspectiva transversal. La selección de plataformas debe responder a objetivos operativos y comerciales claramente definidos.

Las soluciones de Liferay ilustran una alternativa para conectar dos procesos relevantes: la gestión de oportunidades B2B y la administración de contenidos de marketing. Sin embargo, el resultado dependerá de la integración con los sistemas existentes, la adopción por parte de los equipos y la definición de indicadores de desempeño.

Para los líderes empresariales, el reto consiste en recuperar tiempo productivo y asegurar que la tecnología facilite el trabajo cotidiano. En un entorno de creciente complejidad digital, conectar la información también significa mejorar la capacidad de ejecución y decisión.

Fragmentación de herramientas: 84 minutos perdidos cada día